Премештање или дуплирање информација у табелама је у основи свакодневни задатак за свакога ко има проблема са подацима. Без обзира да ли радите само са малом табелом или милионима записа, знање како глатко премештати информације штеди много времена и спречава вас да морате да радите исти посао два пута – нешто што је веома цењено на крају радног дана.
Прво што треба запамтити је да када копирате ћелију, не преносите само текст или број који видите на екрану. Ексел заправо креира неку врсту невидљивог „пакета“ који садржи садржај, форматирање, формуле , валидацију података, па чак и коментаре. У зависности од тога како лепите ове информације у одредиште, резултат може драстично да варира, и ту долази до изражаја свестраност алата за лепљење.
Начини копирања и премештања података
За почетак, важно је разликовати копирање и премештање. Ако се одлучите за копирање, оригинални подаци остају тамо где јесу и креирате идентичну копију. Ако се одлучите за исецање, оригинални опсег нестаје и премешта се на нову локацију. Да бисте то постигли, имате неколико опција:
- Трака: На картици Почетна, у групи Међуспремник, наћи ћете класична дугмад. Занимљиво је да ако налепите помоћу дугмета на траци, подаци остају у међуспремнику, али ако притиснете Ентер, међуспремник се аутоматски празни.
- Контекстуални мени: То је брз начин, коришћењем десног клика на ћелију или опсег. Идеалан је за оне који не воле да скидају руку са миша.
- Пречице на тастатури: Непобедиви Цтрл + Ц за копирањеCtrl+X за исецање и Ctrl+V за лепљење. Ово су универзалне команде које раде у скоро сваком програму. На Mac-у се уместо Ctrl користи Cmd.
- Превуци и отпусти: Изаберите опсег, поставите курсор на ивицу и повуците левим тастером миша. Ако једноставно отпустите дугме, померате податке; али ако држите притиснут тастер Ctrl док повлачите, направићете тачну копију на новом сајту.
Уметност специјалног лепљења
Понекад је класични Ctrl+V претежак јер лепи апсолутно све, што може да поквари распоред табеле или изазове грешке у формулама. Ако вам је потребан само део информација, можете користити мени „Налепи специјално“, којем се брзо може приступити помоћу Ctrl+Alt+V (или Cmd+Ctrl+V на Mac рачунару). Ево најмоћнијих опција:
| Опција лепљења | Детаљна функција |
|---|---|
| Вредности | Игноришите формуле и налепите само коначни видљиви резултат. |
| Формуле | Копирајте логику ћелије тачно онако како се приказује у траци формула, без форматирања. |
| Форматс | Преноси само визуелни аспект као што су боје, оквири и фонтови. |
| Валидација | Копирајте само правила о ограничавању података. |
| Ширина колоне | Прилагодите одредишну колону да буде исте величине као оригинална. |
| Транспонујте | Ротирајте податке: оно што је било у редовима постаје колоне и обрнуто. |
| Коментари | Преместите напомене без додиривања података или формата. |
Поред горе наведеног, постоје напредне функције као што је опција „ Игнориши празна места“ , која спречава да празне ћелије у извору препишу постојеће податке у одредишту. Такође је могуће користити опцију „Налепи везу“ за креирање динамичке везе, осигуравајући да се подаци одредишта аутоматски ажурирају када се оригинал промени.
Математичке операције приликом лепљења
Једна често занемарена функција је могућност извршавања прорачуна током лепљења података. Уместо креирања нове формуле, можемо изабрати директну аритметичку операцију на циљном опсегу из дијалошког оквира „Специјално лепљење“:
- Додати: Додајте копирану вредност подацима који су већ постојали у ћелији.
- Одузми: Одузмите копирану вредност од садржаја одредишта.
- помножити: Извршите тренутно множење између обе вредности.
- Разделити: Поделите податке у циљној ћелији вредношћу коју имамо у међуспремнику.
На пример, ако копирате ћелију која садржи 1,1 и примените операцију множења на распон цена, све цене ће бити одмах ажуриране са повећањем од 10%.
Референце ћелија и контрола формула
Једно подручје где се многи људи збуњују јесте копирање формула у Екселу . У зависности од тога да ли је референца апсолутна, релативна или мешовита, резултат ће се променити када је померите. Ако померите релативну формулу две ћелије надоле, Ексел ће аутоматски подесити редове тако да прорачун и даље има смисла. Да бисте избегли грешке, важно је разумети симбол $:
- Апсолутно (1 австралијски долар): Ћелија остаје потпуно фиксирана, без обзира где налепите формулу.
- Релативно (А1): Референтна тачка се помера у складу са пређеном удаљеношћу.
- Мешовито (1 амерички долар или 1 амерички долар): Да ли је фиксирана само колона или само ред?
Ако желите брзо да промените тип референце док уређујете формулу, можете користити тастер F4 да бисте прелазили између ових комбинација без потребе да ручно куцате симболе.
Технике аутоматског довршавања и брзог попуњавања
Да бисте избегли попуњавање сваке ћелије појединачно, Ексел нуди ручку за попуњавање (мали зелени квадрат у доњем десном углу). Њеним превлачењем можете не само копирати формуле већ и креирати логичке низове као што су датуми или месеци. Ако двапут кликнете на ову ручку , Ексел ће аутоматски попуњавати колону док не пронађе прву празну ћелију.
Постоје и посебне пречице за брзо попуњавање опсега: Ctrl + J попуњава садржај ћелије изнад надоле , док Ctrl + D попуњава садржај ћелије слева надесно. Слично томе, ако треба да копирате тачну вредност (не формулу) из ћелије изнад, можете користити Ctrl + ' (апостроф).
Да бисте истовремено унели исту вредност или формулу у више неповезаних ћелија, изаберите све ћелије док држите притиснут тастер Ctrl, унесите податке и притисните Ctrl + Enter . Ово ће истовремено попунити све изабране ћелије.
Панел међуспремника у програму Office
За разлику од стандардне Windows међуспремник, Excel може да сачува до 24 различите ставке у Office међуспремнику. Да бисте га отворили, идите на картицу Почетна, групу Међуспремник и кликните на малу стрелицу у доњем десном углу. Када се отвори, све што копирате у било којој Office апликацији појавиће се у панелу, што вам омогућава да налепите ставке одређеним редоследом једноставним кликом на њих.
Савладавање ових алата, од брзих пречица на тастатури и ручке за попуњавање до прецизног форматирања и управљања фиксним референцама, осигурава да информације остану потпуне и организоване. Познавање начина навигације између брзог лепљења и специјализованих функција омогућава вам да оптимизујете коначну презентацију било које табеле, елиминишући ручне грешке и постижући професионалну ефикасност у управљању подацима.
